Algemene Voorwaarden

Deze algemene voorwaarden beschrijven het beleid en de werkwijze van Oculair BV (“Oculair”, “wij”) met betrekking tot het leveren van podcast- en videoproductiediensten in België. Door een beroep te doen op onze diensten, bevestigen klanten dat zij deze voorwaarden hebben gelezen en ermee akkoord gaan.

1.  ALGEMEEN BELEID

• Onze diensten worden geleverd zoals beschreven in deze algemene voorwaarden. We houden deze tekst actueel: heb je al een bevestigde boeking, dan blijft de versie gelden waarmee je hebt ingestemd; nieuwe boekingen vallen onder de meest recente versie, steeds raadpleegbaar via oculair.be.
• Oculair werkt onafhankelijk. Derde partijen kunnen geen bemiddelings- of agentschapskosten aanrekenen, tenzij dit vooraf met ons is besproken en overeengekomen.
• Oculair is aan geen enkele vorm van niet-concurrentiebeding onderworpen.
• Informatie die partijen in het kader van de samenwerking van elkaar ontvangen en die niet publiek bekend is, behandelen beide partijen vertrouwelijk. Ze gebruiken die informatie niet voor andere doeleinden dan de uitvoering van de opdracht. Deze vertrouwelijkheidsverplichting blijft onbeperkt in de tijd gelden, ook na het einde van de overeenkomst.

 

2.  OFFERTES EN TOTSTANDKOMING VAN DE OVEREENKOMST

• Onze prijsoffertes zijn gebaseerd op de informatie die de klant ons bezorgt en zijn, tenzij anders vermeld, 30 dagen geldig.
• Een overeenkomst komt tot stand na schriftelijke bevestiging door de klant (e-mail, WhatsApp of ondertekende offerte) en aanvaarding door Oculair, of zodra Oculair op vraag van de klant met de uitvoering van de opdracht start, ook als de schriftelijke bevestiging nog volgt.
• Wijzigingen aan de scope, aanpak of omvang van de opdracht nadat de overeenkomst is bevestigd, worden als meerwerk beschouwd. Meerwerk wordt voorafgaand met de klant besproken en apart aangerekend.

 

3.  BOEKING, BETALING EN ANNULERING

DATUM VRIJHOUDEN

• Twijfel je nog over een datum, dan kunnen we die op jouw vraag tijdelijk en kosteloos voor je vrijhouden in onze planning, zonder dat dit een verbintenis inhoudt.
• We houden een datum op deze manier maximaal 2 werkdagen vast, tenzij we samen iets anders afspreken. Horen we binnen die termijn niets, dan geven we de datum weer vrij.
• Krijgen we intussen een concrete aanvraag van iemand anders voor diezelfde datum, dan laten we je dat weten en vragen we binnen 1 werkdag een definitieve bevestiging; blijft die uit, dan gaat de datum naar de andere aanvraag.
• Minder dan een week voor de gewenste opnamedatum werken we niet meer met vrijblijvend vastgehouden data: dan is enkel nog een definitieve boeking mogelijk.

 

BOEKING EN BETALING

• Een boeking is bevestigd zodra de voorwaarden zijn overeengekomen via e-mail, WhatsApp of telefoon.
• Er wordt geen voorschot gevraagd voor onze diensten.
• Het saldo dient betaald te worden binnen de 14 dagen na ontvangst van de factuur. Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlinterest verschuldigd gelijk aan de op dat moment geldende wettelijke interestvoet voor betalingsachterstand bij handelstransacties, zoals halfjaarlijks vastgesteld conform de wet van 2 augustus 2002, vermeerderd met een forfaitaire vergoeding van €40 voor invorderingskosten, onverminderd het recht van Oculair om hogere effectief gemaakte invorderingskosten te vorderen.
• Eventuele betwistingen van een factuur dienen binnen de 8 dagen na factuurdatum schriftelijk gemeld te worden. Nadien wordt de factuur als aanvaard beschouwd.
• Bij verplaatsing van een sessie spannen wij ons redelijkerwijs in om een nieuwe datum te vinden, in functie van beschikbaarheid, zonder bijkomende kosten indien de aanvraag meer dan 4 weken voor de oorspronkelijke opnamedatum gebeurt.
• Voorzie voldoende buffer rond je sessie: loopt de opname uit door toedoen van de klant, dan rekenen we de extra studiotijd door per aangevat halfuur, aan het op dat moment geldende uurtarief van Oculair.

 

ANNULERINGSBELEID

• Annuleringen:
  • 7 dagen of minder voor de geplande sessie: 100% van het overeengekomen tarief wordt aangerekend.
  • 2 weken of minder voor de geplande sessie: 75% van het overeengekomen tarief wordt aangerekend.
  • 4 weken of minder voor de geplande sessie: 50% van het overeengekomen tarief wordt aangerekend.
• Annuleringen meer dan 4 weken voor de geplande sessie brengen geen kosten met zich mee.
• Ook Oculair kan een geplande sessie moeten annuleren of verplaatsen, of uitzonderlijk laattijdig leveren. Gebeurt dit buiten overmacht (zie artikel 8), dan krijgt de klant steeds voorrang bij het inplannen van een nieuwe datum. Gebeurt dit bovendien minder dan 7 dagen voor de geplande sessie, dan krijgt de klant een korting van 10% op de eerstvolgende factuur; gebeurt dit tussen 7 dagen en 4 weken voor de geplande sessie, dan krijgt de klant een korting van 5% op de eerstvolgende factuur.

 

4.  AUTEURSRECHT EN GEBRUIK VAN OPNAMES

• Alle opnames (video, audio en beeldmateriaal) geproduceerd door Oculair blijven onze intellectuele eigendom.
• Klanten krijgen een licentie om de opnames te gebruiken voor persoonlijke, niet-commerciële doeleinden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
• Opnames mogen niet worden aangepast, bijgesneden of bewerkt zonder toestemming van Oculair.
• Opnames mogen niet onbewerkt gedeeld worden. Bij niet-naleving hiervan, of bij onwil om credits aan te passen op verzoek, is de klant per inbreuk een minimumvergoeding van €500 verschuldigd, onverminderd het recht van Oculair om een hogere, effectief bewezen schade te vorderen.
  5.  GEBRUIK VAN OPNAMES DOOR OCULAIR
• Oculair behoudt zich het recht voor om opnames te gebruiken voor portfoliodoeleinden, promotionele content, wedstrijden en tentoonstellingen.
• Indien de klant hiervan wenst af te zien, kan een bijkomende vergoeding voor exclusieve rechten worden aangerekend. Dit wordt voorafgaand aan de opname besproken en overeengekomen.
• De klant staat ervoor in dat elke persoon die herkenbaar in beeld of geluid komt tijdens een opname (bijvoorbeeld gasten, medewerkers of aanwezigen) hiervoor rechtsgeldig, vrij en geïnformeerd toestemming heeft gegeven, onder meer voor het gebruik van de opname zoals beschreven in dit artikel en in artikel 6. Oculair kan deze toestemming niet in de plaats van de betrokkene geven of veronderstellen; de klant vrijwaart Oculair voor elke aanspraak van een derde die zou voortvloeien uit het ontbreken van een dergelijke toestemming.

 

6.  VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE KLANT

• Klanten zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van correcte sessiegegevens, inclusief locatie en bijzondere vereisten.
• Noodzakelijke toestemmingen, zoals locatietoelatingen of vergunningen, moeten door de klant worden geregeld.
• Oculair is niet verantwoordelijk voor problemen die voortvloeien uit een gebrek aan de vereiste toestemmingen.
• De klant is verantwoordelijk voor het aanleveren van vrijwaringsverklaringen (releases), indien van toepassing.
• Vindt een opname plaats op een locatie van de klant of een derde, dan is de klant verantwoordelijk voor de veiligheid op die locatie tijdens de sessie.
• Materialen die de klant zelf aanlevert (zoals beeldmateriaal, documenten of merkelementen) blijven onder de verantwoordelijkheid van de klant. Oculair is niet aansprakelijk voor schade hieraan, behoudens opzet of zware fout in hoofde van Oculair.
• Onze opnames verlopen steeds met een Oculair-teamlid erbij. Werken we op een locatie of in een ruimte die we zelf niet beheren (bijvoorbeeld een gedeelde studio- of kantoorruimte), dan gelden daar bovenop de huisregels van die locatie; we laten je dit vooraf weten als het voor jouw sessie relevant is.

 

7.  LEVERING VAN OPNAMES

• Bewerkte opnames worden geleverd binnen een overeengekomen termijn. Voor events is dit doorgaans 3 werkdagen (weekend niet inbegrepen). Dit betreft een richttermijn, tenzij uitdrukkelijk een bindende leverdatum werd afgesproken.
• Oculair levert een gemonteerde en geëdite eindmontage (clip) op. Ruwe, ongemonteerde beeld- en geluidsopnames (rushes) maken geen deel uit van de overeenkomst en worden niet standaard aan de klant overgedragen of bewaard voor overdracht.
• Oculair bewaart, indien technisch mogelijk, een interne back-up van de ruwe opnamebestanden tot uiterlijk de levering van de eindmontage. Deze back-up dient uitsluitend ter beveiliging tijdens de productie en wordt niet automatisch aan de klant overgedragen.
• Indien de klant de ruwe bestanden wenst te ontvangen, dient dit voorafgaand en uitdrukkelijk schriftelijk te worden overeengekomen. Hiervoor wordt een afzonderlijke vergoeding aangerekend, bovenop de standaardprijs van de opdracht.
• De klant krijgt 2 revisierondes op de eindmontage. Feedback hiervoor bezorg je ons binnen de 10 werkdagen na levering. Revisies buiten deze rondes, of gevraagd na deze termijn, worden als meerwerk aangerekend.
• De klant mag de geleverde eindmontage pas gebruiken of publiceren na volledige betaling van de overeengekomen prijs.
• Opnames worden geleverd via een online omgeving die gedurende 3 maanden beschikbaar blijft. Nadien is het de verantwoordelijkheid van de klant om alle bestanden zelf veilig te bewaren.

 

8.  BEPERKING VAN AANSPRAKELIJKHEID

• Hoewel wij alles in het werk stellen om kwalitatief hoogstaande opnames te leveren, is Oculair niet aansprakelijk voor omstandigheden buiten onze controle, zoals materiaalpech of onvoorziene gebeurtenissen, behoudens opzet of zware fout in hoofde van Oculair of haar aangestelden.
• Bij overmacht (zoals extreme weersomstandigheden of andere omstandigheden buiten de wil van partijen) die de uitvoering van de sessie door Oculair verhindert, worden de verplichtingen van beide partijen opgeschort. Partijen overleggen dan te goeder trouw over een nieuwe datum, zonder bijkomende kosten voor de klant. Blijkt een nieuwe datum binnen een redelijke termijn niet mogelijk, dan kan elke partij de overeenkomst kosteloos beëindigen; reeds betaalde bedragen voor niet-geleverde diensten worden in dat geval terugbetaald. Overmacht in hoofde van de klant zelf (bijvoorbeeld persoonlijke verhindering) blijft onderworpen aan het annuleringsbeleid van artikel 3.
• Oculair is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, zoals commerciële of financiële verliezen, winstderving of verlies van klanten. Onze aansprakelijkheid is in elk geval beperkt tot de werkelijk geleden en bewezen schade, met een maximum van het door de klant betaalde bedrag voor de betrokken opdracht, behoudens in geval van opzet of zware fout in hoofde van Oculair of haar aangestelden, waarvoor deze beperking niet geldt.
• Zodra een opname is opgeleverd, bepaalt de klant zelf hoe en waar die wordt gebruikt of gepubliceerd. Oculair heeft daar geen zicht meer op en kan dus niet aansprakelijk gesteld worden voor de manier waarop de klant de content nadien inzet, met inbegrip van eventuele inbreuken op rechten van derden die daaruit zouden voortvloeien.
• 3 maanden na levering van de opnames behoudt Oculair het recht om de originele bestanden te verwijderen. Het is de verantwoordelijkheid van de klant om alle geleverde opnames zelf veilig te bewaren; Oculair is niet aansprakelijk voor gegevensverlies na deze termijn.

 

9.  KLACHTEN EN VORDERINGEN

• Klachten over de geleverde diensten of opnames dienen binnen de 14 dagen na levering schriftelijk aan Oculair gemeld te worden, of, indien het gebrek redelijkerwijze niet eerder kon worden vastgesteld, binnen de 14 dagen nadat de klant hiervan kennis kreeg of redelijkerwijze had moeten krijgen. Nadien wordt de levering als aanvaard beschouwd.
• Elke vordering van een partij ten aanzien van de andere partij verjaart na 6 maanden, te rekenen vanaf het ontstaan van het feit waarop de vordering is gebaseerd. Deze termijn geldt wederzijds, dus zowel voor vorderingen van de klant tegen Oculair als voor vorderingen van Oculair tegen de klant.

 

10.  PRIVACY EN GEGEVENSBESCHERMING

• Oculair verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
• Welke gegevens: contactgegevens van de klant (naam, e-mailadres, telefoonnummer, facturatiegegevens) en, in het kader van een opname, beeld- en/of geluidsopnames van personen die herkenbaar in beeld of geluid komen.
• Doeleinden: het uitvoeren van de overeenkomst (boeking, facturatie, levering van opnames), klantenbeheer, en, op basis van artikel 5 van deze voorwaarden, portfolio- en promotiedoeleinden.
• Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst voor klant- en facturatiegegevens; de toestemming van de betrokkene voor het gebruik van opnames voor portfolio- en promotiedoeleinden, zoals de klant die conform artikel 5 van deze voorwaarden waarborgt.
• Bewaartermijn: klant- en facturatiegegevens worden bewaard zolang wettelijk vereist (onder meer de boekhoudkundige bewaarplicht); opnames worden bewaard conform artikel 7 van deze voorwaarden.
• Rechten van de betrokkene: recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Verzoeken hieromtrent kunnen gericht worden aan het e-mailadres onderaan dit document. Elke betrokkene kan bovendien klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
• Persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden zonder toestemming, tenzij wettelijk vereist.

 

11.  TOEPASSELIJK RECHT

• Deze voorwaarden worden beheerst door het Belgisch recht. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Limburg, afdeling Hasselt.

 

12.  SOCIALE MEDIA EN CREDITS

• Klanten worden gevraagd om @oculair.be of Oculair te taggen in socialemediaposts waarin content van Oculair wordt getoond.
• Alle door Oculair geproduceerde opnames zijn auteursrechtelijk beschermd. Indien een opname voor commerciële doeleinden wordt gebruikt, of zonder de juiste credit, dient een buy-out overeengekomen te worden. De buy-outvergoeding wordt bepaald op basis van het beoogde gebruik.
• De buy-outvergoeding wordt bepaald op basis van objectieve criteria, waaronder de duur van het gebruik, het bereik en mediumtype (bijvoorbeeld sociale media, website, drukwerk of tv), de mate van exclusiviteit en de sector waarin de opname wordt gebruikt. Tarieven starten vanaf €150; Oculair bezorgt de klant voorafgaand een concrete prijsopgave op basis van deze criteria.

 

13.  BEVESTIGINGSCLAUSULE

• Door een boeking te plaatsen bij Oculair, nadat deze algemene voorwaarden voorafgaand aan de klant ter beschikking werden gesteld (bijvoorbeeld via offerte of via oculair.be), bevestigt de klant deze te hebben gelezen, begrepen en volledig te aanvaarden.

 

CONTACTGEGEVENS

Oculair BV, besloten vennootschap naar Belgisch recht

Schurfstraat 73, Genk, België
Ondernemingsnummer: 0800.755.091
BTW: BE0800.755.091
RPR Antwerpen, afdeling Hasselt
Website: oculair.be
Telefoon: +324 98 67 66 48
E-mail: kevin@oculair.be